تحكّم بالكامل في الإنفاق عبر سياسات مصروفات مرنة وذكية

أنشئ سياسات قوية وقابلة للتخصيص تتكيّف مع مؤسستك، سواء حسب الفرع أو القسم أو الفريق أو الفرد. وائم الإنفاق مع أهدافك، وحافظ على سلاسة الاعتمادات، واضمن التزام كل مصروف بقواعدك بدقة.

أنشئ سياسات متعددة

أنشئ سياسات مخصصة للأقسام أو مراكز التكلفة أو الفروع أو الفرق أو الأدوار في دقائق. وطبّقها تلقائيًا على المصروفات والرحلات والسلف للحفاظ على الاتساق والامتثال والتحكم عبر مؤسستك بأكملها.

أنشئ القواعد

حدّد قواعد موحّدة لمؤسستك. ضع حدودًا للإنفاق، وافرض متطلبات الإيصالات، وتحكّم في الأوصاف، وأدر المصروفات غير المصنّفة بسهولة. هذه القواعد الأساسية تُبقي كل فئة متوافقة ومنضبطة.

ضع حدود إنفاق ذكية حسب الفئة

اختر الفئات المحددة التي تغطيها كل سياسة وتحكّم في كيفية إنفاق الموظفين ضمنها. ضع حدودًا خاصة بكل فئة، وقيّد الفئات غير المصرّح بها، وحافظ على رقابة دقيقة على كيفية توزيع كل فريق لميزانيته.

اضبط معدلات المسافات المقطوعة بما يناسب فرقك

حدّد معدلات مسافات تتوافق مع هيكل مؤسستك: حسب القسم أو الفريق أو نوع المركبة. أضف مركبات الشركة، وعيّن المعدلات فورًا، وحدّثها في أي وقت لضمان تعويضات عادلة ودقيقة ومتسقة.

حدّد بدلات يومية مرنة قائمة على الموقع

أنشئ هياكل بدلات يومية ديناميكية تتكيّف مع الموقع ونوع المصروف ومدة السفر. ضع قواعد زمنية، وطبّق النسب المئوية تلقائيًا، واضمن حصول الموظفين على بدلات دقيقة متوافقة مع سياسات السفر لديك.

ميزات أخرى

إدارة المصروفات

أدر المصروفات بكفاءة أكبر مع ترافل سويتش إكسبنس. ندعم طرقًا متعددة لتحميل المصروفات بغض النظر عن العملة. يمكن تفصيلها أو تقسيمها أو إضافتها كبدلات يومية أو دمجها تحت نوع مصروف واحد. وبصفتك مسؤولًا، يمكنك تعديل نماذج إنشاء المصروفات بما يتناسب مع متطلبات مؤسستك واختيار الحقول التي يجب على الموظفين تعبئتها عند تقديم المصروفات.

تتبع المسافات المقطوعة

يُعد تتبع المسافات المقطوعة لأغراض العمل جزءًا مهمًا من إدارة إنفاق مؤسستك. توفر ترافل سويتش إكسبنس دقة بنسبة 100% في تتبع المسافات المقطوعة. أضف مصروفات المسافات من خلال 4 طرق مختلفة باستخدام جهاز أندرويد أو آيفون أو حتى آبل واتش.

البدلات اليومية

يقوم ترافل سويتش إكسبنس بأتمتة حسابات البدلات اليومية. حدد قواعد مسبقة بناءً على متطلبات الامتثال في كل بلد والموقع. لا مزيد من الحسابات اليدوية، بل تقارير مصروفات دقيقة وسريعة.

إدارة النثريات

لا داعي لأن يكون تتبع النثريات أمرًا مرهقًا! تحكم في مصروفات النثريات عبر الفروع بسهولة واحصل على رؤية كاملة في كل خطوة.

إدارة تقارير المصروفات

اجعل إعداد تقارير المصروفات أمرًا سهلًا للموظفين. يمكنهم إنشاء تقارير مصروفات تتضمن جميع التفاصيل المهمة التي يحتاجونها. طبّق السلف النقدية، ونزّل تقارير المصروفات بصيغة PDF، وبسّط عملية إعداد التقارير باستخدام أنواع التقارير.

أتمتة تقارير المصروفات

هل سئمت من إنشاء التقارير يدويًا؟ أو ربما تنسى إضافة مصروفاتك وتقديم التقرير عبر الإنترنت؟ مع أتمتة تقارير المصروفات، يمكنك جعل العملية بأكملها تعمل تلقائيًا. سيقوم ترافل سويتش إكسبنس بإضافة المصروفات إلى التقرير وتقديمه نيابةً عنك تلقائيًا.

موافقات مبسطة

إذا كانت مؤسستك تتبع مسار موافقات خطيًا وهرميًا لتقارير المصروفات، يمكنك إعداد موافقات افتراضية باستخدام ترافل سويتش. كما يمكنك تعيين معتمدين بديلين أثناء الغياب وتفعيل تذكيرات الموافقات.

موافقات مخصصة

قد تختلف متطلبات الموافقة من مؤسسة إلى أخرى. إذا كنت ترغب في مسار موافقات مخصص أو غير خطي أو متعدد المراحل، فإن ترافل سويتش يلبي احتياجاتك. صمم مسارات موافقات معقدة متعددة وتأكد من أن جميع المعاملات تخضع لإشراف الأشخاص المناسبين قبل اعتمادها.

تدقيق المصروفات

ابقَ على اطلاع بأي انتهاكات للسياسات أو إدخالات مكررة محتملة، وشغّل تقارير سجل التدقيق، واكشف السلوك الاحتيالي، وتأكد من وجود سجلات رقمية للمصروفات، وانسخ البيانات احتياطيًا على الفور. يضمن لك ترافل سويتش الجاهزية للتدقيق في موسم الضرائب.

الامتثال

تمتثل ترافل سويتش للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وحاصل على شهادة ISO. وبالإضافة إلى الإصدار العالمي، توفر ترافل سويتش سبع نسخ مخصصة للولايات المتحدة والمملكة المتحدة والهند وكندا وأستراليا والإمارات العربية المتحدة والمملكة العربية السعودية. لا تقلق بشأن قوانين الامتثال المحلية بعد الآن.

السياسات

أنشئ سياسات لمختلف الفروع أو الأقسام أو مراكز التكلفة، وتأكد من عدم تجاوز أي مصروف للموظفين حدود السياسة. وفي حال وجود انتهاكات، يمكنك تلقي إشعار فوري. كما يمكنك إنشاء معدلات للمسافات المقطوعة والبدلات اليومية لسياسات مختلفة.

قواعد المصروفات

حدد قواعد للحدود بناءً على مبالغ ثابتة أو عدد المصروفات أو حد المسافات المقطوعة وغير ذلك. اختر تحذير الموظفين أو منعهم تمامًا من تقديم تقارير المصروفات عند مخالفة قاعدة ما. حدد حدودًا يومية أو شهرية أو سنوية للمصروفات، أو طبّق قاعدة لمدة مخصصة أيضًا.

الميزانيات

أنشئ ميزانيات لفئات المصروفات أو أنواعها وضع حدًا للإنفاق. حذر الموظفين أو امنعهم من إنشاء مصروف عندما تتجاوز الميزانية. احصل على تحليلات للإنفاق الفعلي مقارنة بالميزانية المحددة في البداية وابقَ مسيطرًا على إنفاقك.

الأتمتة

تاريخيًا، كان إعداد تقارير المصروفات عملية يدوية في الغالب. ولكن مع ميزات الأتمتة الرائعة من ترافل سويتش، لم تعد بحاجة إلى تنفيذ مهام إعداد تقارير المصروفات الروتينية بعد الآن.

التعاون

توقف عن تبادل رسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا حول تقارير المصروفات. تعاون مع الموظفين في السياق المناسب ودون تأخير.

التخصيص

أنشئ مكونات مخصصة، وخصص ما يراه الموظفون عند استخدامهم ترافل سويتش، وأضف طابعًا شخصيًا على عملية إدارة المصروفات لديك.