Prenez le contrôle total des dépenses avec des politiques de frais flexibles et intelligentes

Créez des politiques puissantes et personnalisables qui s'adaptent à votre organisation, que ce soit par succursale, département, équipe ou individu. Alignez les dépenses sur vos objectifs, gardez des approbations claires et assurez-vous que chaque dépense respecte vos règles avec précision.

Configurez plusieurs politiques

Créez en quelques minutes des politiques sur mesure pour les départements, centres de coûts, succursales, équipes ou rôles. Appliquez-les automatiquement aux dépenses, voyages et avances afin de maintenir cohérence, conformité et contrôle dans toute votre organisation.

Créez des règles

Définissez des règles universelles pour votre organisation. Fixez des limites de dépenses, imposez la présentation de reçus, contrôlez les descriptions et gérez sans effort les dépenses non catégorisées. Ces règles de base maintiennent chaque catégorie alignée et conforme.

Fixez des limites de dépenses intelligentes par catégorie

Choisissez les catégories exactes que chaque politique doit couvrir et contrôlez la manière dont les employés dépensent dans chacune d'elles. Fixez des limites par catégorie, restreignez les catégories non autorisées et gardez une supervision précise de la façon dont chaque équipe alloue son budget.

Configurez des taux kilométriques adaptés à vos équipes

Définissez des taux kilométriques adaptés à la structure de votre organisation : par département, par équipe ou par type de véhicule. Ajoutez des véhicules de société, attribuez des taux instantanément et mettez-les à jour à tout moment pour garantir des remboursements justes, précis et cohérents.

Définissez des indemnités journalières flexibles, basées sur la localisation

Créez des structures d'indemnités journalières dynamiques qui s'adaptent au lieu, au type de dépense et à la durée du voyage. Définissez des règles temporelles, appliquez des pourcentages automatiquement et assurez-vous que les employés reçoivent des indemnités exactes, conformes à vos politiques de voyage.

Autres fonctionnalités

Gestion des dépenses

Gérez vos dépenses plus efficacement avec TravelSwitch Expense. Nous prenons en charge plusieurs méthodes de téléchargement des dépenses, quelle que soit la devise. Elles peuvent être détaillées, réparties, ajoutées comme indemnités journalières ou regroupées sous un même type de dépense. En tant qu'administrateur, modifiez les formulaires de création de dépenses selon les besoins de votre organisation et choisissez les champs que les employés doivent remplir lors de la soumission de leurs dépenses.

Suivi du kilométrage

Le suivi du kilométrage professionnel est un élément important de la gestion des dépenses de votre organisation. TravelSwitch Expense offre une précision de 100 % en matière de suivi du kilométrage. Ajoutez des frais kilométriques via 4 méthodes différentes à l'aide de votre Android, iPhone ou même de votre Apple Watch.

Indemnités journalières

TravelSwitch Expense automatise le calcul des indemnités journalières. Définissez des règles prédéfinies en fonction de la conformité du pays et de la localisation. Fini les calculs manuels, place à des rapports de dépenses précis et rapides.

Gestion de la petite caisse

Le suivi de la petite caisse ne doit pas être une corvée ! Contrôlez facilement les dépenses de petite caisse dans toutes vos succursales et bénéficiez d'une visibilité totale à chaque étape.

Gestion des rapports de dépenses

Simplifiez la création des rapports de dépenses pour vos employés. Ils peuvent créer des rapports de dépenses avec tous les détails importants dont ils ont besoin. Appliquez des avances de fonds, téléchargez les rapports de dépenses en PDF et rationalisez le processus de reporting grâce aux types de rapports.

Automatisation des rapports de dépenses

Fatigué de créer des rapports manuellement ? Ou peut-être oubliez-vous d'ajouter vos dépenses et de soumettre votre rapport en ligne ? Grâce à l'automatisation des rapports de dépenses, vous pouvez mettre tout le processus en pilote automatique. TravelSwitch Expense ajoutera automatiquement les dépenses à un rapport et le soumettra pour vous.

Approbations simplifiées

Si votre organisation suit un flux d'approbation linéaire et hiérarchique pour vos rapports de dépenses, vous pouvez configurer des approbations par défaut avec TravelSwitch. Vous pouvez également configurer des approbateurs remplaçants en cas d'absence ainsi que des rappels d'approbation.

Approbations personnalisées

Les exigences d'approbation varient d'une organisation à l'autre. Si vous souhaitez un flux d'approbation personnalisé, non linéaire ou à plusieurs étapes, TravelSwitch répond à vos besoins. Concevez plusieurs flux d'approbation complexes et assurez-vous que toutes les transactions sont supervisées par les bonnes personnes avant d'être approuvées.

Audit des dépenses

Soyez informé des violations de politique ou des éventuelles entrées en double, exécutez des rapports de piste d'audit, détectez les comportements frauduleux, assurez-vous que les dépenses disposent d'enregistrements numériques et sauvegardez les données instantanément. TravelSwitch veille à ce que vous soyez prêt pour l'audit lors de la saison fiscale.

Conformité

TravelSwitch est conforme au RGPD et certifié ISO. En plus d'une édition mondiale, TravelSwitch propose 7 éditions dédiées pour les États-Unis, le Royaume-Uni, l'Inde, le Canada, l'Australie, les Émirats arabes unis et l'Arabie saoudite. Ne vous souciez plus jamais des lois de conformité locales.

Politiques

Mettez en place des politiques pour différentes succursales, différents services ou centres de coûts, et assurez-vous qu'aucune dépense d'employé ne dépasse les limites de la politique. En cas de violation, vous pouvez être averti instantanément. Créez également des taux de kilométrage et d'indemnités journalières pour différentes politiques.

Règles de dépenses

Définissez des règles de limite basées sur des montants fixes, le nombre de dépenses, la limite de kilométrage et plus encore. Choisissez d'avertir les employés ou de les empêcher totalement de soumettre des rapports de dépenses en cas de non-respect d'une règle. Définissez des limites de dépenses quotidiennes, mensuelles ou annuelles, ou appliquez une règle pour une durée personnalisée.

Budgets

Créez des budgets pour les catégories ou les types de dépenses et maîtrisez les dépenses. Avertissez ou empêchez les employés de créer une dépense lorsqu'elle dépasse le budget. Obtenez des analyses comparant les dépenses réelles au budget initialement défini et gardez le contrôle de vos dépenses.

Automatisation

Historiquement, la déclaration des dépenses a été un processus essentiellement manuel. Mais grâce aux formidables fonctionnalités d'automatisation de TravelSwitch, vous n'avez plus à effectuer de tâches fastidieuses de déclaration de dépenses.

Collaboration

Cessez d'échanger des e-mails interminables au sujet des rapports de dépenses. Collaborez avec les employés de manière contextuelle et sans délai.

Personnalisation

Configurez des composants personnalisés, personnalisez ce que voient les employés lorsqu'ils utilisent TravelSwitch et adaptez votre processus de gestion des dépenses.