Transformez vos flux d'approbation en processus rapides, flexibles et intelligents

Qu'il s'agisse de dépenses, de voyages, d'avances ou de demandes d'achat, créez des flux d'approbation puissants qui gardent chaque transaction visible, vérifiable et pleinement responsable.

Approbations simplifiées

Pour les équipes qui suivent une structure hiérarchique simple, TravelSwitch propose des flux d'approbation linéaires prêts à l'emploi. Définissez les paramètres par défaut en quelques minutes, ajoutez des approbateurs suppléants pour les absences et comptez sur les rappels automatiques pour maintenir le processus en mouvement sans interruption.

Flux d'approbation personnalisés

Créez des flux d'approbation aussi uniques que votre entreprise. Que vous ayez besoin d'un routage multiniveau, d'étapes non linéaires ou de parcours complexes entre départements, TravelSwitch vous permet de concevoir des workflows personnalisés qui garantissent que chaque transaction atteint les bons examinateurs.

Autres fonctionnalités

Gestion des dépenses

Gérez vos dépenses plus efficacement avec TravelSwitch Expense. Nous prenons en charge plusieurs méthodes de téléchargement des dépenses, quelle que soit la devise. Elles peuvent être détaillées, réparties, ajoutées comme indemnités journalières ou regroupées sous un même type de dépense. En tant qu'administrateur, modifiez les formulaires de création de dépenses selon les besoins de votre organisation et choisissez les champs que les employés doivent remplir lors de la soumission de leurs dépenses.

Suivi du kilométrage

Le suivi du kilométrage professionnel est un élément important de la gestion des dépenses de votre organisation. TravelSwitch Expense offre une précision de 100 % en matière de suivi du kilométrage. Ajoutez des frais kilométriques via 4 méthodes différentes à l'aide de votre Android, iPhone ou même de votre Apple Watch.

Indemnités journalières

TravelSwitch Expense automatise le calcul des indemnités journalières. Définissez des règles prédéfinies en fonction de la conformité du pays et de la localisation. Fini les calculs manuels, place à des rapports de dépenses précis et rapides.

Gestion de la petite caisse

Le suivi de la petite caisse ne doit pas être une corvée ! Contrôlez facilement les dépenses de petite caisse dans toutes vos succursales et bénéficiez d'une visibilité totale à chaque étape.

Rapprochement des cartes d'entreprise

Connectez vos cartes d'entreprise à TravelSwitch Expense et accélérez le processus de rapprochement. Associez les cartes à des employés spécifiques et récupérez instantanément les flux de transactions. Éliminez les dépenses personnelles, puis rapprochez et associez automatiquement vos dépenses professionnelles. Notre tableau de bord vous offre également une vue d'ensemble complète du rapprochement pour plus de commodité.

Rapprochement des cartes d'entreprise

Gestion des rapports de dépenses

Simplifiez la création des rapports de dépenses pour vos employés. Ils peuvent créer des rapports de dépenses avec tous les détails importants dont ils ont besoin. Appliquez des avances de fonds, téléchargez les rapports de dépenses en PDF et rationalisez le processus de reporting grâce aux types de rapports.

Automatisation des rapports de dépenses

Fatigué de créer des rapports manuellement ? Ou peut-être oubliez-vous d'ajouter vos dépenses et de soumettre votre rapport en ligne ? Grâce à l'automatisation des rapports de dépenses, vous pouvez mettre tout le processus en pilote automatique. TravelSwitch Expense ajoutera automatiquement les dépenses à un rapport et le soumettra pour vous.

Voyages

Proposez des options de billets, mettez en place des approbations pour les voyages et les coûts des billets, gérez les itinéraires, traitez les dépenses et simplifiez la gestion des voyages et des dépenses avec TravelSwitch.

Voyages

Demandes d'achat

Utilisez TravelSwitch pour gérer vos demandes d'achat et rendre votre processus de commande simple et sans problème.

Demandes d'achat

Approbations simplifiées

Si votre organisation suit un flux d'approbation linéaire et hiérarchique pour vos rapports de dépenses, vous pouvez configurer des approbations par défaut avec TravelSwitch. Vous pouvez également configurer des approbateurs remplaçants en cas d'absence ainsi que des rappels d'approbation.

Approbations personnalisées

Les exigences d'approbation varient d'une organisation à l'autre. Si vous souhaitez un flux d'approbation personnalisé, non linéaire ou à plusieurs étapes, TravelSwitch répond à vos besoins. Concevez plusieurs flux d'approbation complexes et assurez-vous que toutes les transactions sont supervisées par les bonnes personnes avant d'être approuvées.

Audit des dépenses

Soyez informé des violations de politique ou des éventuelles entrées en double, exécutez des rapports de piste d'audit, détectez les comportements frauduleux, assurez-vous que les dépenses disposent d'enregistrements numériques et sauvegardez les données instantanément. TravelSwitch veille à ce que vous soyez prêt pour l'audit lors de la saison fiscale.

Conformité

TravelSwitch est conforme au RGPD et certifié ISO. En plus d'une édition mondiale, TravelSwitch propose 7 éditions dédiées pour les États-Unis, le Royaume-Uni, l'Inde, le Canada, l'Australie, les Émirats arabes unis et l'Arabie saoudite. Ne vous souciez plus jamais des lois de conformité locales.

Remboursement

Traitez les remboursements de dépenses de manière plus rapide et plus efficace. Synchronisez les règlements avec vos logiciels de paie et ERP. Rendez vos employés plus satisfaits grâce à des remboursements de dépenses plus rapides, versés directement sur leurs comptes.

Remboursement

Politiques

Mettez en place des politiques pour différentes succursales, différents services ou centres de coûts, et assurez-vous qu'aucune dépense d'employé ne dépasse les limites de la politique. En cas de violation, vous pouvez être averti instantanément. Créez également des taux de kilométrage et d'indemnités journalières pour différentes politiques.

Règles de dépenses

Définissez des règles de limite basées sur des montants fixes, le nombre de dépenses, la limite de kilométrage et plus encore. Choisissez d'avertir les employés ou de les empêcher totalement de soumettre des rapports de dépenses en cas de non-respect d'une règle. Définissez des limites de dépenses quotidiennes, mensuelles ou annuelles, ou appliquez une règle pour une durée personnalisée.

Budgets

Créez des budgets pour les catégories ou les types de dépenses et maîtrisez les dépenses. Avertissez ou empêchez les employés de créer une dépense lorsqu'elle dépasse le budget. Obtenez des analyses comparant les dépenses réelles au budget initialement défini et gardez le contrôle de vos dépenses.

Automatisation

Historiquement, la déclaration des dépenses a été un processus essentiellement manuel. Mais grâce aux formidables fonctionnalités d'automatisation de TravelSwitch, vous n'avez plus à effectuer de tâches fastidieuses de déclaration de dépenses.

Collaboration

Cessez d'échanger des e-mails interminables au sujet des rapports de dépenses. Collaborez avec les employés de manière contextuelle et sans délai.

Personnalisation

Configurez des composants personnalisés, personnalisez ce que voient les employés lorsqu'ils utilisent TravelSwitch et adaptez votre processus de gestion des dépenses.

Certifié ISOConforme PCI DSSConforme au RGPDCertifié SOC 2