La gestion des indemnités journalières nouvelle générationpour les équipes modernes

Simplifiez la gestion des indemnités journalières de votre organisation. TravelSwitch facilite la création de structures d'indemnités adaptées aux régions, basées sur les rôles et alignées sur vos politiques. Automatisé, conforme, le tout au même endroit.

La façon la plus intelligente d'automatiser la gestion des indemnités journalières

Indemnités préconfigurées propres à chaque région

Indemnités journalières personnalisables pour chaque catégorie d'employés

Taux journaliers structurés pour les repas, l'hébergement et les déplacements

Chargez automatiquement des règles d'indemnités conformes, instantanément

Importez automatiquement tous les taux et règles d'indemnités journalières. Entièrement conformes aux réglementations gouvernementales, pour vous épargner toute saisie manuelle.

Des indemnités journalières intelligentes basées sur la géolocalisation

Définissez des taux d'indemnités uniques par destination, ou un taux de politique par défaut appliqué lorsqu'aucun lieu n'est spécifié.

Appliquez des limites par catégorie

Sélectionnez les catégories de dépenses à associer à une politique, et assurez-vous que les employés soumis à cette politique ne peuvent créer des dépenses que dans ces catégories. Plafonnez également le montant maximal que les employés peuvent dépenser pour chaque catégorie.

Configurez les taux kilométriques

Définissez et appliquez des taux kilométriques différents pour chacun de vos services. Ajoutez les véhicules utilisés par votre organisation et spécifiez leurs taux kilométriques. Surveillez et modifiez ces taux selon vos besoins.

Autres fonctionnalités

Gestion des dépenses

Gérez vos dépenses plus efficacement avec TravelSwitch Expense. Nous prenons en charge plusieurs méthodes de téléchargement des dépenses, quelle que soit la devise. Elles peuvent être détaillées, réparties, ajoutées comme indemnités journalières ou regroupées sous un même type de dépense. En tant qu'administrateur, modifiez les formulaires de création de dépenses selon les besoins de votre organisation et choisissez les champs que les employés doivent remplir lors de la soumission de leurs dépenses.

Suivi du kilométrage

Le suivi du kilométrage professionnel est un élément important de la gestion des dépenses de votre organisation. TravelSwitch Expense offre une précision de 100 % en matière de suivi du kilométrage. Ajoutez des frais kilométriques via 4 méthodes différentes à l'aide de votre Android, iPhone ou même de votre Apple Watch.

Indemnités journalières

TravelSwitch Expense automatise le calcul des indemnités journalières. Définissez des règles prédéfinies en fonction de la conformité du pays et de la localisation. Fini les calculs manuels, place à des rapports de dépenses précis et rapides.

Gestion de la petite caisse

Le suivi de la petite caisse ne doit pas être une corvée ! Contrôlez facilement les dépenses de petite caisse dans toutes vos succursales et bénéficiez d'une visibilité totale à chaque étape.

Gestion des rapports de dépenses

Simplifiez la création des rapports de dépenses pour vos employés. Ils peuvent créer des rapports de dépenses avec tous les détails importants dont ils ont besoin. Appliquez des avances de fonds, téléchargez les rapports de dépenses en PDF et rationalisez le processus de reporting grâce aux types de rapports.

Automatisation des rapports de dépenses

Fatigué de créer des rapports manuellement ? Ou peut-être oubliez-vous d'ajouter vos dépenses et de soumettre votre rapport en ligne ? Grâce à l'automatisation des rapports de dépenses, vous pouvez mettre tout le processus en pilote automatique. TravelSwitch Expense ajoutera automatiquement les dépenses à un rapport et le soumettra pour vous.

Approbations simplifiées

Si votre organisation suit un flux d'approbation linéaire et hiérarchique pour vos rapports de dépenses, vous pouvez configurer des approbations par défaut avec TravelSwitch. Vous pouvez également configurer des approbateurs remplaçants en cas d'absence ainsi que des rappels d'approbation.

Approbations personnalisées

Les exigences d'approbation varient d'une organisation à l'autre. Si vous souhaitez un flux d'approbation personnalisé, non linéaire ou à plusieurs étapes, TravelSwitch répond à vos besoins. Concevez plusieurs flux d'approbation complexes et assurez-vous que toutes les transactions sont supervisées par les bonnes personnes avant d'être approuvées.

Audit des dépenses

Soyez informé des violations de politique ou des éventuelles entrées en double, exécutez des rapports de piste d'audit, détectez les comportements frauduleux, assurez-vous que les dépenses disposent d'enregistrements numériques et sauvegardez les données instantanément. TravelSwitch veille à ce que vous soyez prêt pour l'audit lors de la saison fiscale.

Conformité

TravelSwitch est conforme au RGPD et certifié ISO. En plus d'une édition mondiale, TravelSwitch propose 7 éditions dédiées pour les États-Unis, le Royaume-Uni, l'Inde, le Canada, l'Australie, les Émirats arabes unis et l'Arabie saoudite. Ne vous souciez plus jamais des lois de conformité locales.

Politiques

Mettez en place des politiques pour différentes succursales, différents services ou centres de coûts, et assurez-vous qu'aucune dépense d'employé ne dépasse les limites de la politique. En cas de violation, vous pouvez être averti instantanément. Créez également des taux de kilométrage et d'indemnités journalières pour différentes politiques.

Règles de dépenses

Définissez des règles de limite basées sur des montants fixes, le nombre de dépenses, la limite de kilométrage et plus encore. Choisissez d'avertir les employés ou de les empêcher totalement de soumettre des rapports de dépenses en cas de non-respect d'une règle. Définissez des limites de dépenses quotidiennes, mensuelles ou annuelles, ou appliquez une règle pour une durée personnalisée.

Budgets

Créez des budgets pour les catégories ou les types de dépenses et maîtrisez les dépenses. Avertissez ou empêchez les employés de créer une dépense lorsqu'elle dépasse le budget. Obtenez des analyses comparant les dépenses réelles au budget initialement défini et gardez le contrôle de vos dépenses.

Automatisation

Historiquement, la déclaration des dépenses a été un processus essentiellement manuel. Mais grâce aux formidables fonctionnalités d'automatisation de TravelSwitch, vous n'avez plus à effectuer de tâches fastidieuses de déclaration de dépenses.

Collaboration

Cessez d'échanger des e-mails interminables au sujet des rapports de dépenses. Collaborez avec les employés de manière contextuelle et sans délai.

Personnalisation

Configurez des composants personnalisés, personnalisez ce que voient les employés lorsqu'ils utilisent TravelSwitch et adaptez votre processus de gestion des dépenses.