Des remboursements rapides, fluides et pensés pour les employés

Remboursez vos employés rapidement, avec précision et sans délais administratifs. Synchronisez-vous sans effort avec vos systèmes de paie et ERP, versez les fonds directement sur les comptes des employés et offrez à vos équipes l'expérience de remboursement fluide et transparente qu'elles méritent.

Fonctionnalités clés de notre logiciel de remboursement des dépenses

Dépôts de remboursement directs. Aucun traitement manuel

Les utilisateurs de TravelSwitch aux États-Unis ou au Canada peuvent rembourser leurs employés en ligne par virements ACH via CSG Forte. Configurez simplement les comptes de l'organisation et des employés dans TravelSwitch et remboursez les demandes en un clic. Les règlements sont traités sous 3 à 5 jours ouvrés, pour des remboursements rapides et fiables.

Reportez les avances inutilisées sans effort

Lorsque les montants d'avance dépassent les dépenses réelles, TravelSwitch reporte automatiquement le solde restant sous forme de nouvelle avance, prête à être appliquée aux rapports futurs sans travail administratif supplémentaire.

Synchronisez instantanément les remboursements avec vos systèmes ERP ou de paie

Gardez vos systèmes financiers parfaitement alignés. TravelSwitch synchronise automatiquement les données de règlement avec vos outils ERP ou de paie, éliminant la saisie manuelle et garantissant des rapports précis en temps réel.

Tenez vos employés informés à chaque étape

Offrez à vos employés une visibilité totale sur le statut de leurs remboursements grâce à des notifications automatisées à chaque étape. Fini les suppositions et les relances. Des mises à jour claires et continues.

Gardez le contrôle avec de puissantes analyses de remboursement

Surveillez l'ensemble de vos remboursements grâce à des analyses complètes. Consultez les synthèses, suivez par utilisateur, repérez les règlements en attente et téléchargez des rapports détaillés pour chaque remboursement en ligne depuis un tableau de bord unique et intuitif.

Autres fonctionnalités

Gestion des dépenses

Gérez vos dépenses plus efficacement avec TravelSwitch Expense. Nous prenons en charge plusieurs méthodes de téléchargement des dépenses, quelle que soit la devise. Elles peuvent être détaillées, réparties, ajoutées comme indemnités journalières ou regroupées sous un même type de dépense. En tant qu'administrateur, modifiez les formulaires de création de dépenses selon les besoins de votre organisation et choisissez les champs que les employés doivent remplir lors de la soumission de leurs dépenses.

Suivi du kilométrage

Le suivi du kilométrage professionnel est un élément important de la gestion des dépenses de votre organisation. TravelSwitch Expense offre une précision de 100 % en matière de suivi du kilométrage. Ajoutez des frais kilométriques via 4 méthodes différentes à l'aide de votre Android, iPhone ou même de votre Apple Watch.

Indemnités journalières

TravelSwitch Expense automatise le calcul des indemnités journalières. Définissez des règles prédéfinies en fonction de la conformité du pays et de la localisation. Fini les calculs manuels, place à des rapports de dépenses précis et rapides.

Gestion de la petite caisse

Le suivi de la petite caisse ne doit pas être une corvée ! Contrôlez facilement les dépenses de petite caisse dans toutes vos succursales et bénéficiez d'une visibilité totale à chaque étape.

Gestion des rapports de dépenses

Simplifiez la création des rapports de dépenses pour vos employés. Ils peuvent créer des rapports de dépenses avec tous les détails importants dont ils ont besoin. Appliquez des avances de fonds, téléchargez les rapports de dépenses en PDF et rationalisez le processus de reporting grâce aux types de rapports.

Automatisation des rapports de dépenses

Fatigué de créer des rapports manuellement ? Ou peut-être oubliez-vous d'ajouter vos dépenses et de soumettre votre rapport en ligne ? Grâce à l'automatisation des rapports de dépenses, vous pouvez mettre tout le processus en pilote automatique. TravelSwitch Expense ajoutera automatiquement les dépenses à un rapport et le soumettra pour vous.

Approbations simplifiées

Si votre organisation suit un flux d'approbation linéaire et hiérarchique pour vos rapports de dépenses, vous pouvez configurer des approbations par défaut avec TravelSwitch. Vous pouvez également configurer des approbateurs remplaçants en cas d'absence ainsi que des rappels d'approbation.

Approbations personnalisées

Les exigences d'approbation varient d'une organisation à l'autre. Si vous souhaitez un flux d'approbation personnalisé, non linéaire ou à plusieurs étapes, TravelSwitch répond à vos besoins. Concevez plusieurs flux d'approbation complexes et assurez-vous que toutes les transactions sont supervisées par les bonnes personnes avant d'être approuvées.

Audit des dépenses

Soyez informé des violations de politique ou des éventuelles entrées en double, exécutez des rapports de piste d'audit, détectez les comportements frauduleux, assurez-vous que les dépenses disposent d'enregistrements numériques et sauvegardez les données instantanément. TravelSwitch veille à ce que vous soyez prêt pour l'audit lors de la saison fiscale.

Conformité

TravelSwitch est conforme au RGPD et certifié ISO. En plus d'une édition mondiale, TravelSwitch propose 7 éditions dédiées pour les États-Unis, le Royaume-Uni, l'Inde, le Canada, l'Australie, les Émirats arabes unis et l'Arabie saoudite. Ne vous souciez plus jamais des lois de conformité locales.

Politiques

Mettez en place des politiques pour différentes succursales, différents services ou centres de coûts, et assurez-vous qu'aucune dépense d'employé ne dépasse les limites de la politique. En cas de violation, vous pouvez être averti instantanément. Créez également des taux de kilométrage et d'indemnités journalières pour différentes politiques.

Règles de dépenses

Définissez des règles de limite basées sur des montants fixes, le nombre de dépenses, la limite de kilométrage et plus encore. Choisissez d'avertir les employés ou de les empêcher totalement de soumettre des rapports de dépenses en cas de non-respect d'une règle. Définissez des limites de dépenses quotidiennes, mensuelles ou annuelles, ou appliquez une règle pour une durée personnalisée.

Budgets

Créez des budgets pour les catégories ou les types de dépenses et maîtrisez les dépenses. Avertissez ou empêchez les employés de créer une dépense lorsqu'elle dépasse le budget. Obtenez des analyses comparant les dépenses réelles au budget initialement défini et gardez le contrôle de vos dépenses.

Automatisation

Historiquement, la déclaration des dépenses a été un processus essentiellement manuel. Mais grâce aux formidables fonctionnalités d'automatisation de TravelSwitch, vous n'avez plus à effectuer de tâches fastidieuses de déclaration de dépenses.

Collaboration

Cessez d'échanger des e-mails interminables au sujet des rapports de dépenses. Collaborez avec les employés de manière contextuelle et sans délai.

Personnalisation

Configurez des composants personnalisés, personnalisez ce que voient les employés lorsqu'ils utilisent TravelSwitch et adaptez votre processus de gestion des dépenses.